Automatise les comptes rendus de tes meetings

À la une : Une IA détecte le diabète à partir d'une vidéo.

Author

Jean-Charles FABRE
November 14, 2024

Au menu d’aujourd’hui :

  • 🤖 Automatise les comptes rendus de tes meetings.

  • 🗣️ 7 cas d’usage de la technologie Speech-to-Text en entreprise.

  • 🗞️ À la une : Une IA détecte le diabète à partir d'une vidéo.

  • 💎 5 autres news & découvertes

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🎓 Le tutoriel du jour

Aujourd’hui, tu vas apprendre à générer automatiquement les comptes rendus de tes meetings.

Toi, 2 minutes après ton meeting.

Le problème qu’on va résoudre

À l’heure du travail flexible, où les cultures d’entreprise valorisent de plus en plus la communication écrite et asynchrone, les comptes rendus de meetings deviennent des éléments obligatoires pour faire circuler les informations en interne.

Mais soyons honnêtes, faire des comptes rendus de meeting ce n’est pas une vocation très populaire. Il faut les faire, mais c’est énergivore, chronophage et pas très funky.

Quand tu dois faire un CR d’un meeting, prévu pour 25 min, mais qui a duré 2h.

La solution étape par étape

À la fin de ce tutoriel, tu sauras comment mettre en place un système qui crée des comptes rendus de meeting, au format plébiscité par ton entreprise, modifiables avant partage, et de manière (quasi) automatique.

Fondamentalement pour faire un compte rendu il faut : 1. prendre des notes pendant le meeting et 2. en faire la synthèse. Ça tombe bien, voilà 2 tâches où l’IA se débrouille pas trop mal (pour ne pas dire extrêmement bien).

Pour l’exemple, on va se concentrer sur les meetings en visio, faits sur Google Meet (mais la solution recommandée fonctionne aussi sur Zoom ou MS Teams), et on va générer des comptes rendus destinés à être publiés sur Slack.

La solution que je te propose consiste à récupérer les transcriptions de tes meetings avec Tactiq.io et d’en faire le résumé avec un GPT qu’on va créer.

💡À noter : Il existe plusieurs solutions pour ce cas d’usage. Je te partagerai d’autres options dans la section “Pour aller plus loin”.

Allez c’est parti 👇

Étape 1 : Récupère la transcription du meeting

Installe l’extension chrome Tactiq.io (le plan gratuit te donne accès à 10 transcriptions gratuites par mois, fonctionne sur Google Meet, Zoom, MS Teams).

Lorsque tu lances un meeting Google Meet, tu vois désormais la transcription s’écrire en temps réel. Lors de la 1ère utilisation, tu devras sûrement changer la langue de transcription de l’anglais vs le français.

5 sur 5 !

💡À noter : Assure-toi que l’enregistrement des transcriptions est OK avec la politique de ton entreprise.

Le minimum vital, c’est de prévenir les participants que la transcription est enregistrée. Certains outils, comme Read.ai, permettent à tous les participants de mettre fin à la transcription.

Pour être ceinture et bretelles, demande à ton département légal de définir les règles du jeu pour la transcription des meetings.

Une fois l’appel terminé, tu retrouves la transcription sur ton compte Tactiq.

Télécharge la transcription au format .txt en cliquant sur “Export”.

💡À noter : La qualité de tes comptes rendus dépendra de la qualité de tes transcriptions.

Dans la section “Pour aller plus loin”, je te propose d’autres outils de transcriptions pour que tu puisses en tester plusieurs et choisir celui qui te convient le mieux.

Ensuite, tu n’auras plus qu’à le donner à ton GPT pour en obtenir le compte rendu.

Étape 2 : Crée un GPT pour générer les comptes rendus

Rends-toi sur ChatGPT et crée un GPT (fonctionnalité réservée aux utilisateurs payants).

💡À noter : Un GPT, c’est une version personnalisée de ChatGPT que tu vas pouvoir configurer avec des instructions et des bases de connaissances pour réaliser des tâches précises.

Il est intéressant de créer un GPT lorsque :

  • Tu demandes souvent la même chose à ChatGPT.

  • Tu as un fort besoin d’homogénéité et de contrôle dans les réponses.

  • Plusieurs personnes de ton entreprise ont le même besoin.

Notre GPT aura pour rôle de transformer les transcriptions de nos appels Google Meet en comptes rendus au format attendu.

Pour démarrer, explique ce que tu attends du GPT en une phrase. Voilà ce que j’ai écrit :

Dans notre cas, on aimerait que les comptes rendus respectent le format attendu par notre entreprise, disons :

  • Une ligne en gras explicitant le thème du message.

  • Une ligne avec les participants.

  • Un rappel de l’objectif du meeting.

  • Les principaux points de discussions.

  • Les prochaines étapes.

On peut ajouter ces instructions dans l’onglet “Configurer”. C’est à cette étape que tu vas personnaliser exactement le fond et la forme des comptes rendus générés.

Voilà nos instructions.

Tu peux également fournir des exemples de comptes rendus publiés dans ton entreprise pour que ton GPT s’en inspire.

Et voilà ! Notre GPT est prêt à être testé avec une première transcription.

Étape 3 : Teste et publie le GPT

💡À noter : Pour les besoins du tutoriel, j’ai demandé à ChatGPT de générer une transcription d’un meeting de lancement de produit de 45 minutes, dans une start-up française de la Fintech, avec un chef de produit, un responsable marketing, un responsable partenariat, et un responsable technique.

Le fichier ressemble à ça :

Dans la partie droite de l’écran, télécharge la transcription que tu as exportée depuis Tactiq.io.

Et voilà ce qu’on obtient lorsqu’on appuie sur “Entrée” :

Un bon début, mais un poil long.

On voudrait apporter les modifications suivantes 👇

  • Avoir un compte rendu plus synthétique.

  • Remplacer les points de discussions par les principales décisions prises.

  • Utiliser uniquement les prénoms sans les noms de famille.

  • Commencer chaque next step par un verbe d’action.

  • Mettre les noms des personnes en gras lorsqu’elles sont taguées.

On effectue les modifications dans la partie configuration du GPT et on en profite pour organiser un peu mieux les instructions :

On écrit ça en langage “prompt”.

💡À noter : N’hésite pas à donner des exemples de ce que tu attends dans tes instructions.

Après ces modifications, voilà ce que donne le compte rendu généré par notre GPT quand on le publie sur Slack :

Pas mal non ? Tu peux évidemment modifier le compte rendu manuellement avant de le publier.

💡À noter : Tu peux continuer à personnaliser les instructions jusqu’à ce que les comptes rendus correspondent à ce que tu attends sur le fond et sur la forme.

Lorsque tu es satisfait, il est temps de partager ton GPT. Tu peux choisir qui y aura accès. Si ta boîte est sur le plan “Entreprise” tu pourras le rendre accessible uniquement pour ses salariés.

Recommandé si tu en as un usage personnel.

Voici le lien du GPT de ce tutoriel si tu veux jouer avec.

FAQ

  • Quelle est la politique de confidentialité de Tactiq.io ? → L’outil utilise l’API d’OpenAI qui n’utilise pas les données fournies pour entraîner ses modèles. Tactiq n’entraîne pas non plus de modèles avec les données fournies ✅

  • Quelle est la politique de confidentialité des GPT ? → Les conversations et les documents échangés via le GPT ne sont pas partagés avec le propriétaire du GPT ✅. Les données échangées sur les GPT ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles sur les plans Team, Entreprise et Edu ✅.

Pour aller plus loin

  • La technologie Speech-to-Text n’est pas parfaite. Des études ont récemment montré que l’outil Whisper d’OpenAI, utilisé dans le monde médical, était sujet à des hallucinations sur environ 1% des transcriptions. Ouch.

  • Read.ai, Grain, Otter.ai, ou Fireflies.ai sont d’autres outils qui proposent la transcription et la génération de comptes rendus dans la même interface. Tu peux aussi uniquement les utiliser pour la partie transcription.

  • Si ta boîte est sur Google Workplace avec un plan Standard et que les échanges sont en anglais, Google Meet peut automatiquement créer les transcriptions des appels et les mettre dans un dossier de ton drive. Tu peux ensuite utiliser un outil comme Make pour recevoir automatiquement tes comptes rendus sur Slack en connectant Drive, ton GPT et Slack.

💻 7 autres cas d’usage de la technologie Speech-to-Text

Voici 7 autres cas d’usage de la technologie Speech-to-Text en entreprise :

  • 🦻 Accessibilité : Transcrire le contenu pour les personnes malentendantes.

  • 🌍 Accessibilité : Traduire le contenu pour les non-natifs.

  • 🛠️ Product : Transcrire et synthétiser ses entretiens utilisateurs.

  • 📞 Sales : Qualifier les prospects et créer les tâches de relance.

  • 📞 Sales : Documenter des principales objections.

  • 📞 Sales : Trouver les meilleures réponses aux objections des prospects en temps réel.

  • 🧡 Service client : Trouver les réponses les plus adaptées aux questions des clients en temps réel.

🕺One dream, one soul ?

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Ça fera peut-être un heureux et ça m’aide énormément pour développer le projet.

Un grand merci ;)

🗞️ À la une

  • Des chercheurs japonais ont développé une IA capable de détecter l'hypertension (94 % de précision) et le diabète (75 % de précision) à partir d'une vidéo de 30 secondes du visage et des mains, en analysant les flux sanguins dans 30 zones grâce à une capture vidéo haute vitesse.

  • Ce système pourrait être intégré à des smartphones ou miroirs intelligents, permettant un dépistage à domicile simple et accessible, révolutionnant ainsi le suivi de la santé personnelle sans l'utilisation d'équipements encombrants comme les tensiomètres traditionnels.

💎 5 autres news & découvertes

  • AlphaFold 3 (dont on avait parlé dans la 1ère édition) devient open source. Une excellente nouvelle pour la science.

  • Des chercheurs de Johns Hopkins ont entraîné un robot chirurgical à reproduire des gestes complexes simplement en regardant des vidéos de chirurgiens.

  • Une étude de Slack menée auprès de 17 000 employés de bureau révèle que près de la moitié d’entre eux seraient mal à l'aise à l’idée d’admettre à leur manager qu'ils utilisent l'IA pour des tâches courantes au travail.

  • Writer, une plateforme d'entreprise spécialisée dans l'intégration de l'IA générative dans les processus métiers lève une série C de 200 millions.

  • Interview de 5h! du CEO d’Anthropic chez Lex Fridman, et discussion de 40min des CPO d’Anthropic et d’Open AI (j’espère que tu as le réflexe NotebookLM, sinon voici ta session de rattrapage ;)).

🎤 À toi le micro

Voilà, c’est la fin de cette 3ème édition de A Kind of Magic, j’espère qu’elle t’a été utile.

Help me help you.

J’essaye d’être le plus utile possible avec cette newsletter, alors n’hésite pas à me :

  • Déléguer des recherches IA pour des problématiques de ton travail.

  • Demander des recommandations d'outils pour ton cas d'usage.

  • Partager tes expérimentations avec l'IA.

  • Faire du feedback sur le contenu de la newsletter.

Ps : le tutoriel d’aujourd’hui m’a été demandé par l’un d’entre vous, n’hésite pas à faire pareil 😊

Service.

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À jeudi prochain !

Jean-Charles